「印刷して、押印して、郵送して…」
契約書1通を取り交わすのに、いまだに多くの時間と手間がかかっていませんか。
総務や法務、経営企画の担当者にとって、契約業務は避けて通れない重要な仕事。けれど、業務の多くが紙ベースで行われていると、「契約書を送ったけど相手に届いていない」「押印担当者が不在で処理が止まる」「過去の契約書を探すのに時間がかかる」といったトラブルが日常茶飯事です。
中小企業では少人数で多くの業務を兼務することも多く、契約業務の遅延はそのまま“ビジネスチャンスの損失”につながることも。加えて、最近ではリモートワークが浸透するなかで、「ハンコのためだけに出社しなければならない」という矛盾に直面している企業も少なくありません。
さらに、「リモートワークに移行したいが、契約業務だけがネックになって進めない」といった声も。社内承認の回覧が止まってしまったり、紙の契約書の郵送が滞ることで、全体の業務スピードにブレーキがかかる――そんな経験に心当たりがある方も多いのではないでしょうか。
こうした背景には、“紙文化”に根差した契約業務の属人化と非効率さが存在します。手間や時間がかかるだけでなく、テレワークやスピーディーな意思決定を妨げる要因にもなっているのです。
契約書対応に追われる日々──もっと価値ある業務に使えたはず
紙の契約業務に、オンラインという選択肢を
紙・押印・郵送に頼った契約業務の非効率さに悩む企業にとって、クラウドサインは有力な選択肢となります。
クラウドサインは、契約書の作成から締結・保管までをすべてオンラインで完結できる電子契約サービスです。導入により、契約フローが大きく変わります。
クラウドサインの主な特長
- 紙・印鑑・郵送が不要に
契約締結のための出社や郵送対応が不要に。完全リモートで完結できます。 - 法的に有効な電子署名とタイムスタンプ
弁護士ドットコム株式会社が提供しており、信頼性と安全性の確保も万全です。 - 契約の進捗を可視化
承認状況や締結状況をクラウド上でリアルタイムに把握でき、社内の確認作業もスムーズに。 - 過去の契約もすぐ検索・管理
紙の書類のように探し回る必要はありません。キーワードで瞬時に見つけられます。 - 社内業務のスピードと質が向上
属人化の解消、ミスの防止、そして本来の業務への集中を実現します。
クラウドサインは、業務の効率化はもちろん、「テレワークを阻む最後の紙業務」を解消するきっかけにもなります。
実際に動き出した企業では
建設業｜「現場からでも契約できる」働き方改革の一歩に
これまで本社に契約書を持ち帰って押印・郵送していた建設業の現場。クラウドサインの導入で、スマートフォンからその場で契約締結が可能になり、移動の手間も削減。契約完了までの期間は5日から1日に短縮されました。
人材紹介業｜契約のスピードが、営業成果に直結
契約の遅れがマッチング機会の損失につながっていた人材紹介業では、クラウドサイン導入により、即日での契約締結が可能に。紙のやり取りを省いたことで、営業活動のスピードと精度が向上しました。
ITスタートアップ｜法務1人でも、契約対応が滞らない仕組みへ
法務が1名体制のITスタートアップでは、クラウド上で契約状況を共有できるようになり、チーム全体での対応が可能に。属人化が解消され、年間200時間以上の工数を削減できました。
契約の「紙文化」から抜け出し、働き方も変えていく
リモートワークの浸透、業務効率化の必要性、多忙な現場での対応──
契約業務を取り巻く課題は、今やすべての企業に共通するものとなっています。
クラウドサインは、そうした課題の根本にある“紙と印鑑”から脱却し、契約という業務自体を変えるための第一歩です。法的にも信頼できる仕組みで、導入もシンプル。取引先とのやりとりや社内フローにも自然に馴染む仕様で、実際に導入した企業では早くも成果が出始めています。
「自社にも合うかもしれない」と思った方は、まずは資料を見てみることから始めてみてはいかがでしょうか。相談も無料で受け付けています。
